Mit der Bautagebuch-App von KENEXOS® führen Sie Ihr digitales Bautagebuch auf Smartphone oder Tablet, auch bei schwachem Empfang. Zum Arbeitsende geben Sie den Tag als PDF frei.
Auf dieser Seite erfahren Sie, was ein Bautagebuch rechtlich leisten muss und was hineingehört. Sie sehen, wie Sie eine passende Bautagebuch-Software auswählen und wie wir das Bautagebuch in KENEXOS® umgesetzt haben.
Was ist eine Bautagebuch-App?
Eine Bautagebuch-App ist die digitale Form des klassischen Bautagebuchs. Statt Notizbuch und loser Fotos nutzen Sie eine App auf Smartphone oder Tablet. Die App ist mit einer zentralen Datenbank verbunden. Jeder Eintrag erhält Datum und Projektbezug. Fotos, Pläne und Notizen hängen direkt am passenden Tag.
Der wichtigste Unterschied zum Papier: Die Information ist sofort für alle Berechtigten verfügbar. Die Bauleitung im Büro sieht, was der Polier vor Ort erfasst hat. Der Auftraggeber erhält einen sauberen Bericht statt eines abfotografierten Zettels.
Bautagebuch, Bautagesbericht, Regiebericht: die Unterschiede
Die Begriffe werden oft vermischt. Gute Software trennt sie trotzdem, weil sie unterschiedlichen Zwecken dienen.
| Dokument | Wer führt es? | Zweck | Typischer Inhalt |
|---|---|---|---|
| Bautagebuch | Bauleitung bzw. Objektüberwachung | Chronologische Gesamtdokumentation des Bauablaufs | Witterung, Personal, Geräte, Leistungsstand, Anordnungen, Behinderungen, Mängel, Fotos |
| Bautagesbericht | Ausführendes Unternehmen, oft Polier oder Vorarbeiter | Tagesbezogener Nachweis der eigenen Leistung | Arbeitszeiten, Mannschaft, erbrachte Leistungen, Material |
| Regiebericht | Ausführendes Unternehmen | Nachweis von Zusatz- oder Stundenlohnarbeiten außerhalb des Leistungsverzeichnisses | Zeiten, Material, Geräte, Fotos, Unterschrift des Auftraggebers |
| Behinderungsanzeige | Auftragnehmer | Formale Anzeige an den Auftraggeber, wenn die Ausführung behindert ist | Ursache, Auswirkung, Zeitpunkt |
Wer einen Bautagesbericht per App sucht, sucht meist das Gleiche wie beim Bautagebuch: eine schnelle, tägliche Erfassung vor Ort. In KENEXOS® erzeugen Sie Tagesberichte als PDF. Regieberichte führen Sie in einem eigenen Ablauf mit digitaler Freigabe durch den Auftraggeber.
Digital, elektronisch, online: drei Begriffe, ein Ziel
„Digitales Bautagebuch“, „elektronisches Bautagebuch“ und „Bautagebuch online“ meinen im Kern dasselbe: Das Bautagebuch wird nicht mehr auf Papier geführt, sondern in einer Software. Die Begriffe setzen nur unterschiedliche Schwerpunkte:
- Digitales Bautagebuch: der Oberbegriff für jede softwaregestützte Führung.
- Elektronisches Bautagebuch: betont die Nachweisfunktion, also Datum, Versionen und Unveränderbarkeit.
- Bautagebuch online: betont den Zugriff über Browser und Cloud von überall.
- Bautagebuch-App: betont die mobile Erfassung auf der Baustelle.
Wer sein Bautagebuch digital führt, braucht in der Praxis alle vier Eigenschaften. Die mobile App erfasst, die Plattform speichert, der Browser im Büro wertet aus.
Ist ein Bautagebuch Pflicht? Der rechtliche Rahmen
Ein allgemeines Gesetz, das jedem Bauunternehmen ein Bautagebuch vorschreibt, gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich meist aus dem Vertrag. Die wichtigsten Grundlagen:
- HOAI (Architekten und Ingenieure): In der Leistungsphase 8, Objektüberwachung, nennt die HOAI die „Dokumentation des Bauablaufs (zum Beispiel Bautagebuch)“ als Grundleistung. Nachzulesen ist das in Anlage 10 zur HOAI zu § 34 HOAI. Wer die Objektüberwachung übernimmt, schuldet damit in der Regel eine solche Dokumentation.
- VOB/B (Bauverträge): Die VOB/B schreibt kein Bautagebuch vor. Sie verlangt aber an mehreren Stellen Nachweise, etwa bei Behinderungen (§ 6) oder Stundenlohnarbeiten (§ 15). Ein sauber geführtes Bautagebuch ist dafür die Datengrundlage. Den Text der VOB/B stellt die Fachinformation Bundesbau bereit.
- BGB (Werkvertrag): Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren nach § 634a BGB in der Regel fünf Jahre nach der Abnahme. Verweigert der Besteller die Abnahme unter Angabe von Mängeln, sieht § 650g BGB eine gemeinsame Zustandsfeststellung vor, datiert und unterschrieben. Für beides hilft eine lückenlose Dokumentation mit Datum und Fotos.
Auch ohne vertragliche Pflicht lohnt sich ein Bautagebuch. Es ist im Streitfall oft das einzige Dokument, das den Bauablauf Tag für Tag belegt. Wie viel Beweiswert es hat, hängt von der Sorgfalt ab: zeitnah, vollständig, nachvollziehbar und nicht nachträglich verändert.
Hinweis: Dieser Abschnitt gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.
Was gehört in ein digitales Bautagebuch?
Ein vollständiger Tageseintrag beantwortet die Fragen: Wer war da, was wurde gemacht, was hat gestört, was wurde vereinbart? Die folgende Tabelle zeigt typische Inhalte und wie Sie sie in KENEXOS® festhalten.
| Inhalt | Warum wichtig | So in KENEXOS® |
|---|---|---|
| Datum, Projekt, Verfasser | Grundlage jeder Nachweisführung | Ein Bautagebuch je Projekt |
| Witterung | Begründet Behinderungen und Bauzeitverlängerungen | Wetterdaten als Information im Bautagebuch speichern |
| Personal und Gewerke vor Ort | Belegt Kapazität und Anwesenheit | Notizen im Tageseintrag |
| Ausgeführte Leistungen, Baufortschritt | Grundlage für Abrechnung und Terminkontrolle | Notizen im Tageseintrag, Fotos direkt anhängen |
| Lieferungen, Material, Geräte | Nachweis bei Verzögerungen und Mehrkosten | Notizen und Fotos im Tageseintrag |
| Anordnungen und Absprachen | Sichert Weisungen des Auftraggebers ab | Notizen und Dokumente am Tag |
| Behinderungen und Störungen | Voraussetzung für Ansprüche nach VOB/B | Behinderungsanzeigen zentral in den VOB-Prozessen dokumentieren |
| Mängel | Grundlage für Mängelbeseitigung und Gewährleistung | Foto, Verortung im digitalen Bauplan, Ticket mit Frist |
| Fotos und Pläne | Belegen den Zustand zu einem Zeitpunkt | Fotos, Pläne und Notizen direkt im Bautagebuch |
| Prüfberichte und technische Daten | Wichtig für Abnahme und späteren Betrieb | Technische Dokumentation und Prüfberichte im Bautagebuch |
Unser Tipp aus der Praxis: Erfassen Sie lieber kurz und täglich als ausführlich und wöchentlich. Ein Wochenbericht aus dem Gedächtnis verliert im Streitfall schnell an Wert.
Papier, Excel oder Bautagebuch-App im Vergleich
Viele Betriebe starten mit Papier oder einer Excel-Vorlage. Das funktioniert, solange eine Person allein dokumentiert. Sobald mehrere Gewerke, Nachunternehmer und das Büro beteiligt sind, stößt das an Grenzen.
| Kriterium | Papier | Excel / Word | Bautagebuch-App mit Plattform |
|---|---|---|---|
| Erfassung vor Ort | Ja, aber oft unleserlich | Selten, meist abends im Büro | Ja, auf Smartphone oder Tablet |
| Fotos am Eintrag | Nein, separat in der Handygalerie | Umständlich | Direkt im Eintrag |
| Zugriff für das Team | Nur mit dem Ordner | Per Mail, Versionschaos | Sofort für alle Berechtigten |
| Nachvollziehbarkeit | Gering | Dateien jederzeit änderbar | Freigabestände werden gespeichert |
| Suche nach alten Einträgen | Blättern | Dateisuche | Zentral im Projekt |
| Weiterverarbeitung (Mängel, Aufgaben) | Abtippen | Kopieren | Direkt als Ticket |
| Aufwand nach Feierabend | Hoch | Hoch | Gering |
Warum sich der Umstieg trotz Eingewöhnung lohnt, beschreiben wir ausführlich im Beitrag Digitales Bautagebuch – lästige Pflicht oder echter Problemlöser?
So arbeiten Sie mit der Bautagebuch-App von KENEXOS®
Das Bautagebuch ist ein Modul unserer Plattform KENEXOS®. Sie nutzen es mobil in der KENEXOS® Mobile App und im Büro im Browser. Die wichtigsten Funktionen:
Ein Bautagebuch je Projekt
Sie legen für jedes Projekt ein eigenes Bautagebuch an. So bleiben die Informationen sauber getrennt, auch wenn Sie viele Baustellen parallel betreuen.
Erfassen direkt auf der Baustelle, auch offline
Alle Einträge, von Wetterdaten über Fotos bis zum Tagesbericht, erfassen Sie per App vor Ort. Die Daten werden automatisch synchronisiert. Nicht jede Baustelle hat stabilen Empfang. Deshalb können Sie Projekte für den Offline-Betrieb synchronisieren und ohne Internetverbindung weiter dokumentieren.
Bautagebuch mit Fotos, Plänen und Notizen
Ein Foto sagt auf der Baustelle oft mehr als ein langer Text. Im digitalen Bautagebuch binden Sie Fotos, Pläne und Notizen direkt ein. Mängel ergänzen Sie zusätzlich mit Videos und Kommentaren.
Mängel im digitalen Bauplan verorten
Entdecken Sie einen Mangel, fotografieren Sie ihn und markieren Sie die Stelle direkt im digitalen Bauplan. Daraus erstellen Sie ein Ticket mit Frist und weisen es einem Mitarbeiter oder Nachunternehmer zu. Über das Rechte- und Rollenkonzept sehen Projektbeteiligte nur die Projekte, an denen sie mitarbeiten. Mehr dazu auf der Seite Nachunternehmermanagement.
Tag freigeben und als PDF weitergeben
Im Tagesverlauf ändert sich ein Bautagebuch ständig. Zum Arbeitsende nutzen Sie die Funktion „Tag freigeben“. Sie wählen das Layout und entscheiden, ob alle Ticketdetails oder nur die offenen Punkte erscheinen. KENEXOS® legt den Stand revisionssicher als PDF im Bautagebuch ab und informiert Ihr Team per E-Mail mit Link. Ändern Sie später etwas, speichert KENEXOS® jeden weiteren Freigabestand. Nur berechtigte Projektmitglieder haben Zugriff.
Termine, Wiedervorlagen und Erinnerungen
Im Bautagebuch planen Sie auch Termine und Fristen. Über Wiedervorlagen steuern Sie Tickets für wiederkehrende Prüfungen automatisch ein. Eine Erinnerungsfunktion benachrichtigt Sie rechtzeitig vor anstehenden Terminen.
Den kompakten Funktionsumfang finden Sie im Modul Bautagebuch im Überblick.
Mehr als eine Bautagebuch-Software: alles auf einer Plattform
Viele Bautagebuch-Apps enden beim PDF. Danach tippt jemand die Mängel in eine Liste, die Stunden in die Abrechnung und die Prüfberichte in die Gebäudeakte. Genau diese Medienbrüche wollen wir vermeiden.
In KENEXOS® ist das Bautagebuch Teil des Moduls KENEXOS® PPM für das Projekt- und Baumanagement. Daneben stehen weitere Abläufe auf derselben Plattform:
- Baubegehung: Feststellungen mit Foto, Standort und Verantwortlichem, automatisch protokolliert.
- VOB-Prozesse: Nachträge, Behinderungsanzeigen und Abnahmen zentral dokumentiert, mit Fristen und automatischen Erinnerungen.
- Regieberichte: Zusatzleistungen mit Zeiten, Material und Fotos, digital vom Auftraggeber freigegeben.
- Berichte und Dokumentation: alle Protokolle und Nachweise zentral, versioniert und durchsuchbar.
- Checklisten und Formulare: Mit KENEXOS® SmartForms bauen Sie eigene Formulare per Drag-and-Drop, inklusive Fotos und digitaler Unterschrift.
Über eine offene API lassen sich Daten mit vorhandenen Systemen austauschen, etwa mit ERP-Software. Wie das mit ERP- und Microsoft-Systemen in der Praxis aussieht, zeigt unser Beitrag dazu.
Und nach der Abnahme? Die im Bau erfassten Daten bleiben auf derselben Plattform. Sie stehen für Wartung und Betrieb bereit. Das meinen wir mit „Bauen. Betreiben. Eine Plattform.“
Für wen eignet sich die Bautagebuch-App?
Zu unseren Anwendern zählen Bauunternehmen, Architekten, Bauträger, Bauherren und Subunternehmer. Durch den modularen Aufbau starten Sie mit dem, was Sie brauchen. Später bauen Sie die Plattform aus.
Bautagebuch für Bauleiter
Bauleiter tragen die Dokumentationslast. Die App nimmt ihnen das Abtippen am Abend ab: Eintrag vor Ort, Freigabe per Klick, Bericht automatisch an das Team. Mehr zum Thema im Beitrag Entlastung für Bauleiter.
Bauunternehmen und Generalunternehmer
Wer viele Gewerke und Nachunternehmer steuert, braucht ein gemeinsames Bild der Baustelle. Die Plattform bündelt Bautagebuch, Aufgaben und Mängel für alle Beteiligten. Mehr für Bauunternehmen und Generalunternehmer.
Bautagebuch-App für Handwerker und Fachbetriebe
Fachbetriebe dokumentieren ihre eigenen Leistungen und Zusatzarbeiten. Bautagebuch und Regiebericht laufen in derselben App. Lösungen für das Ausbaugewerbe und die Elektroinstallation zeigen Beispiele.
Bautagebuch-App für Architekten und Ingenieure
In der Objektüberwachung (Leistungsphase 8) gehört die Dokumentation des Bauablaufs zu den Grundleistungen. Für Planungsbüros zählen Nachvollziehbarkeit, saubere Berichte an den Bauherrn und die Mängelverfolgung bis zur Abnahme.
Smartphone, Tablet, Browser: wo die Bautagebuch-App läuft
Eine Bautagebuch-App muss dort laufen, wo Ihr Team arbeitet. Ob Polier mit dem Android-Smartphone, Bauleiter mit dem iPad oder Projektleitung am Schreibtisch: Prüfen Sie bei jeder Lösung, welche Geräte Ihr Team heute nutzt und ob die App darauf vollständig bedienbar ist.
Die KENEXOS® Mobile App läuft plattformübergreifend auf Smartphone und Tablet und ist für iOS, Android und Windows in den App Stores erhältlich. Im Büro arbeiten Sie mit KENEXOS® in jedem gängigen Webbrowser. Welche Geräte und Abläufe bei Ihnen zusammenkommen, sehen wir uns gern in einer Demo an.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Bautagebuch-Software achten sollten
Ob Sie sich für KENEXOS® entscheiden oder nicht: Diese acht Fragen helfen bei jeder Auswahl einer Bautagebuch-Software oder Bautagebuch-App.
- Bedienung auf der Baustelle: Schaffen Ihre Poliere einen Eintrag in unter zwei Minuten, auch mit Handschuhen und im Stehen?
- Offline-Fähigkeit: Funktioniert die App im Keller, im Tunnel oder auf dem Land? Wie wird später synchronisiert?
- Nachweisfunktion: Werden Einträge mit Datum gespeichert? Sind freigegebene Stände vor Änderungen geschützt und nachvollziehbar?
- Inhalte und Vorlagen: Lassen sich Felder, Checklisten und Berichtslayouts an Ihre Abläufe anpassen?
- Zusammenarbeit: Können Nachunternehmer und Planer mitarbeiten, ohne alles zu sehen?
- Weiterverarbeitung: Gehen Mängel, Behinderungen und Zusatzleistungen ohne Abtippen in die nächsten Schritte?
- Schnittstellen: Gibt es eine offene API und Anbindungen an ERP und Dokumentenablage?
- Datenschutz und Hosting: Wo liegen die Daten? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
Zu den Punkten 2 bis 7 finden Sie unsere Antworten in den Funktionen oben. Unsere Angaben zu Datenstandort und Datenschutz finden Sie in den häufig gestellten Fragen zu KENEXOS®. Punkt 1 prüfen Sie am besten selbst im Test.
Tipp: Nutzen Sie die Testphase für einen echten Baustellentag statt für eine Demo am Schreibtisch.
In fünf Schritten zum digitalen Bautagebuch
Die Einführung einer Bautagebuch-App ist weniger ein IT-Projekt als eine Frage der Gewohnheit. So gehen Sie vor:
- Anforderungen klären: Wer dokumentiert, was muss hinein, wer erhält Berichte? Prüfen Sie dazu Ihre Verträge (HOAI, VOB/B).
- Vorlage festlegen: Definieren Sie einen einheitlichen Tageseintrag für alle Baustellen. Weniger Pflichtfelder sorgen für mehr Akzeptanz.
- Pilotbaustelle wählen: Starten Sie mit einem Bauleiter, der Lust auf das Thema hat. Sammeln Sie zwei bis vier Wochen Erfahrung.
- Team und Partner einbinden: Schulen Sie Poliere kurz am Gerät. Legen Sie Rollen für Nachunternehmer und Planer an.
- Ausrollen und prüfen: Übertragen Sie die Vorlage auf alle Projekte. Kontrollieren Sie anfangs, ob täglich freigegeben wird.
Vor dem Test klären wir mit Ihnen Ihre Anforderungen und stellen eine vorkonfigurierte Testumgebung bereit, abgestimmt auf Ihren Anwendungsfall.
Vom Bau für den Bau: warum wir KENEXOS® entwickeln
KENEXOS® ist ein Produkt der Kreutzpointner Business Software GmbH. Sie gehört zur Kreutzpointner Unternehmensgruppe, gegründet 1923. Die Gruppe hat nahezu 100 Jahre Erfahrung am Bau, vom Bau des Flughafen München bis zur Modernisierung von Industrieanlagen. Diese Praxis steckt in der Software. Mehr dazu in unserem Firmenprofil.
KENEXOS® setzen wir auch auf eigenen Baustellen ein. Ein Beispiel ist die Generalsanierung unserer Münchner Niederlassung. 14 Gewerke arbeiteten dort in drei Monaten zusammen, koordiniert über KENEXOS® als zentrale Plattform für Planung, Koordination und Kommunikation.
Arbeitsschutz gehört ebenfalls zur Baustellendokumentation. Checklisten für Sicherheitsrundgänge erstellen Sie mit KENEXOS® SmartForms selbst. Fachliche Grundlagen dazu bietet die BG BAU.